Autor: Andrei Nicolae Popa

Fiecare persoană are propria semnătură care de cele mai multe ori este o redare grafică a numelui, autorul conferindu-i unicitate prin modul în care înclină scrisul, apasă stiloul, lungește literele, etc. Fie că realizăm sau nu, în acest moment semnătură grafologică ne reprezintă în aceeași măsură că și CNP-ul. Chiar și în codul de procedură penală se face referire la semnarea documentelor: „semnătura unui înscris face deplină credință, până la proba contrară, despre existența consimțământului părții care l-a semnat cu privire la conținutul acestuia. Dacă semnătura aparține unui funcționar public, ea conferă autenticitate acelui înscris, în condițiile legii”

În ziua de azi semnătura olografă este folosită în orice interacțiune cu instituțiile statului. Tehnologia, contextul social, precum și viziunea noilor generații, vor face însă ca în viitorul apropiat, semnătura electronică să înlocuiască clasica iscălitura olografă. Dacă ne raportăm la situația oricărei instituții, vom observa cel mai mare avantaj: eficiența. Practic, se poate emite orice document, după care se transmite prin e-mail semnatarilor, generând în final un fișier format PDF cu semnături originale (conferindu-i astfel autenticitate) aparținând unor persoane care se pot afla și în localități diferite.

Digitalizarea României a fost făcută cu pași mici

Din păcate, digitalizarea României a fost făcută cu pași mici până în 2020, iar la nivel național schimbările notabile au întârziat să apară. Practic, pandemia de Covid a forțat autoritățile să grăbească acest proces ajungând ca în scurt timp, anumite instituții să forțeze obligativitatea semnăturii electronice, să permită transmiterea documentelor online, sau, în contextul distanțării sociale, chiar să țină audiențele online.

Smart Government pentru administrațiile publiceAceastă pandemie nu a forțat doar autoritățile să grăbească adoptarea unei atitudini smart, ci și cetățenii. Aceștia au început să realizeze că este mult mai utilă folosirea unei aplicații pentru a depune cereri, a plăti facturi sau a face piața. Însă, marea problema de adaptare o are generația celor trecuți de 50 de ani, unde majoritatea este nevoită să depună eforturi pentru a putea ține pasul cu inovarea.

“Cu toate că perioada de tranziție ar fi grea, efectul final ar fi în beneficiul tuturor”

Vom lua ca exemplu o instituție care a decis ca din cursul lunii Iulie 2020 să nu mai accepte documente pe suport hârtie sau cereri depuse fără semnătură electronică. Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale a modificat procedura de depunere a documentațiilor astfel că orice solicitare venită din partea unui beneficiar se face online, iar documentele fără semnătură electronică nu sunt acceptate.

Un avantaj considerabil

Îl constituie micșorarea volumului de hârtie folosit – aici avem în vedere protejarea mediului, dar și micșorarea costurilor administrative. Eficiența angajaților a crescut considerabil – pentru a verifica spre exemplu un dosar de achiziții, experții nu mai sunt nevoiți să caute în arhivă printre tonele de hârtie, toate documentele fiind găsite în sistemul de gestiune la un click distanță. Oricine poate să-și facă într-un timp scurt o idee de ansamblu cu privire la orice dosar de finanțare: care a fost traseul acestuia, care sunt
solicitările în așteptare, care sunt documentele lipsă, ce aprobări s-au dat sau care este ordinea modificărilor contractuale. Totodată se vede clar când au fost urcate
în platformă solicitările beneficiarilor, când s-au dat rezoluțiile sau care au fost întârzierile.

Depunere online

Beneficiarii nu mai sunt nevoiți să se deplaseze până la Centrul Regional de care aparțin, câteodată doar pentru a depune o simplă hârtie. În cazul în care sunt solicitate informații suplimentare, adresa înaintată online de către expertul AFIR este transmisă automat și pe mail-ul reprezentantului legal de proiect. Acesta din urmă, poate răspunde chiar și în aceeași zi, contactul direct cu ofițerul de proiect fiind practic mai dezvoltat acum, “la distanță”, decât înainte.

Într-adevăr, au existat și inconveniente: beneficiari care nu știau să folosească platforma online, să semneze electronic, sau chiar să folosească un PC. Dar, neexistând variante s-a stimulat astfel și creșterea gradului de competențe IT al acestora. La 6 luni de la adoptarea noilor reguli nu mai exista beneficiar care să nu aibă semnătură electronică, care să nu știe să acceseze platforma online, sau să confirme primirea unui e-mail.
Trebuie să recunoaștem, fie că ne place sau nu, gradul de dezvoltare al competențelor digitale în mediul rural este la un nivel minim.

Perioada de tranziție grea, efectul final- în beneficiul tuturor

Aceeași soluție poate fi folosită și la nivelul autorităților locale. Cu toate că perioada de tranziție ar fi grea, efectul final ar fi în beneficiul tuturor. Este evident că orice schimbare este greu acceptată. Este în firea omului să îi fie greu să iasă din zona de confort, dar, pentru a dezvolta o comunitate trebuie impuse reguli clare și stricte, cu acceptarea compromisului că va exista perioadă de reformare în care va fi greu de ambele părți.

“Rezolvarea problemelor ce țin de mediu, eficiență, costuri, contact cu cetățenii”

Suntem nevoiți să recunoaștem că în această perioadă, când efectele pandemiei de COVID 19 se resimt în toată lumea, este momentul oportun în care autoritățile pot impune cel mai ușor digitalizarea pe toate nivelurile, producând efecte imediate, făcând astfel un pas important în rezolvarea problemelor ce țin de mediu, eficiență, costuri, contact cu cetățenii, etc.

Este cert faptul că implementarea conceptului de administrație publică inteligentă va grăbi întregul proces de dezvoltare durabilă a României.